โดย นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ
กรรมการ ในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชีด้านการวางระบบบัญชี

​

ระบบบัญชีที่ดีในยุคดิจิทัล

​

เมื่อพูดถึง “ระบบบัญชี” หลายคนอาจนึกถึงตัวเลข ตาราง รายงาน หรือ

สมุดบัญชีหนาๆที่ ดูน่าปวดหัว แต่ในยุคปัจจุบัน ระบบบัญชีได้พัฒนาไปไกลมาก

จนกลายเป็นผู้ช่วยคนสำคัญในการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของกิจการเล็ก ๆ

หรือบริษัทขนาดใหญ่ ระบบบัญชีที่ดีสามารถช่วยให้การดำเนินงานลื่นไหล ตัดสินใจ

ได้เร็วขึ้น และลดความผิดพลาดลงอย่างเห็นได้ชัด

​

แต่ “ระบบบัญชีที่ดี” ในยุคดิจิทัลควรเป็นอย่างไร ? เราลองมาไล่ดูกันทีละประเด็นค่ะ

​​

01 ต้องเป็นมากกว่าแค่การบันทึกบัญชี

สมัยก่อน ระบบบัญชีมีหน้าที่หลัก คือ “บันทึกบัญชี” ตามมาตรฐานบัญชี และจัดทำรายงาน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล หรือ งบกระแสเงินสด แต่ในปัจจุบัน ระบบบัญชีต้องทำได้มากกว่านั้น เช่น 

ช่วยวางแผนธุรกิจ

โดยการวิเคราะห์ต้นทุน กำไร และ แนวโน้มทางการเงิน

เชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ

เช่น ระบบสต๊อก ระบบขาย ระบบลูกหนี้-เจ้าหนี้

แจ้งเตือนความผิดปกติ

หรือรายการที่ควรตรวจสอบ

แสดงผลข้อมูลแบบ Real-time

ไม่ต้องรอให้ถึงสิ้นเดือน

​

02 ต้องใช้งานง่าย และเข้าถึงได้ทุกที่

ระบบบัญชีที่ดีในยุคนี้ควรเป็นระบบที่ใช้งานง่าย ไม่ต้องจบบัญชีมาก็สามารถใช้งานพื้นฐานได้ เช่น

มีเมนูภาษาไทยและคำอธิบายที่ชัดเจน

สามารถเข้าถึงผ่านมือถือ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ได้

มีระบบ Cloud ที่เก็บข้อมูลไว้อย่างปลอดภัย ไม่ต้องกลัวไฟไหม้เอกสารหรือเครื่องพัง

 

โดยเฉพาะในยุคที่การทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) กลายเป็นเรื่องปกติ การที่เจ้าของ

กิจการสามารถเปิดดูรายงานบัญชีจากที่ไหนก็ได้ จึงเป็นข้อได้เปรียบอย่างมาก

​

03 รองรับการทำงานแบบอัตโนมัติ

ระบบบัญชีที่ดีไม่ควรทำให้คนทำบัญชี ต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำซาก ระบบที่ดีควรมีฟีเจอร์อัตโนมัติเพื่อลดภาระ เช่น

ออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จอัตโนมัติ

กระทบยอดบัญชีธนาคารอัตโนมัติ

คำนวณภาษีซื้อ - ภาษีขาย พร้อมนำส่งภาษีได้เลย

แจ้งเตือนเมื่อลูกหนี้ถึงกำหนดชำระ

​

สิ่งเหล่านี้ทำให้คนทำบัญชีมีเวลาไปโฟกัสเรื่องวิเคราะห์ข้อมูลและวางแผนมากขึ้น แทนที่จะมัวแต่นั่งพิมพ์เอกสาร

​

04 เชื่อมโยงกับเทคโนโลยีอื่นได้ง่าย

ในยุคที่มีทั้งแอป ธนาคารออนไลน์ ระบบขายออนไลน์ (E-commerce) และโปรแกรมอื่นๆอีกมากมาย ระบบบัญชีที่ดีควรเชื่อมโยงกับสิ่งเหล่านี้ได้อย่างราบรื่น เช่น

ดึงยอดขายจาก Lazada,Shopee ได้

เชื่อมกับบัญชีธนาคาร เพื่อดึงรายการเดินบัญชี

ส่งข้อมูลต่อให้ระบบภาษีของกรมสรรพากร(e-Tax/e-Filing)

 

ยิ่งเชื่อมโยงได้ดี ธุรกิจก็ยิ่งทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และลดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำ

​

05 มีความปลอดภัยของข้อมูล

ยุคนี้ข้อมูลเป็นทรัพย์สินที่มีค่ามาก ระบบบัญชีที่ดีต้องมีระบบป้องกันข้อมูลที่รัดกุม เช่น

กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามตำแหน่งหน้าที่

สำรองข้อมูลอัตโนมัติ

เข้ารหัสข้อมูลระหว่างการส่งผ่านอินเทอร์เน็ต

 

โดยเฉพาะข้อมูลทางการเงิน ที่หากหลุดไปอาจสร้างความเสียหายรุนแรงได้

​

แล้วระบบบัญชีที่ดีให้ประโยชน์อะไร ?

01 ช่วยตัดสินใจเร็วและแม่นยำขึ้น

​มีข้อมูลการเงินพร้อมใช้งาน ทำให้เจ้าของกิจการวางแผนได้อย่างมั่นใจ

02 ลดความผิดพลาดและต้นทุนซ้ำซ้อน

ไม่ต้องเสียเวลาทำงานซ้ำซ้อน ลดค่าใช้จ่ายเรื่องคนและเวลา

03 เป็นหลักฐานที่ดีในการตรวจสอบภาษี

ระบบที่จัดระเบียบข้อมูลอย่างดี ช่วยให้การตรวจสอบของสรรพากรเป็นไปอย่างราบรื่น

04 เพิ่มความน่าเชื่อถือของกิจการ

นักลงทุนหรือธนาคารจะดูงบการเงินเป็นหลัก การมีระบบบัญชีที่ดี จะช่วยให้งบดูน่าเชื่อถือ

05 เติบโตอย่างยั่งยืน

ธุรกิจที่มีระบบบัญชีเป็นระเบียบ มีข้อมูลที่เชื่อถือได้ จะพร้อมต่อการขยายกิจการในอนาคต

 

ในยุคที่ทุกอย่างขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและเทคโนโลยี ระบบบัญชีไม่ควรเป็นแค่เครื่องมือบันทึกตัวเลขอีกต่อไป แต่ต้องเป็นผู้ช่วยในการบริหารธุรกิจให้”รอด” และ “โต” อย่างมั่นคง หากคุณกำลังเริ่มต้นธุรกิจ หรือกำลังมองหาระบบบัญชีที่เหมาะกับกิจการ ลองมองหาระบบที่ใช้ง่าย อัตโนมัติ เชื่อมโยงได้ และปลอดภัย แล้วคุณจะพบว่าบัญชีไม่ใช่เรื่องน่าเบื่ออีกต่อไป แต่เป็นกุญแจสำคัญของความสำเร็จเลยทีเดียว

​

​​Newsletter • Issue 115 Page 5-7