Cloud based accounting software

​

ดังที่เคยเกริ่นไว้ในฉบับก่อนหน้านี้แล้วว่าการพัฒนาของโปรแกรมบัญชีกําลังเปลี่ยนจาก Desktop เป็นระบบCloud หรือที่ในบ้านเราเรียกว่าโปรแกรมบัญชีออนไลน์ จุดเด่นของ Cloud based accounting software อันเป็นที่ยอมรับในระดับสากลก็คือ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความถูกต้องของข้อมูลในงานบัญชีมากขึ้น เรามาดูกันว่าประโยชน์อันหลากหลายของ Cloud based accounting software มีอะไรบ้าง

 

1. ความยืดหยุ่นในการทํางาน

มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูงเนื่องจากการเก็บและประมวลผลข้อมูลที่เปลี่ยนไปเป็นฐานข้อมูลบน Cloud based server การเข้าใช้งานง่ายไม่ต่างจากการที่เราเข้าใช้งาน Facebook หรือ Google เมื่อสมัครใช้บริการ เราก็สามารถกําหนดรหัสผู้ใช้ (User name) และรหัสผ่าน (Password) ให้กับผู้ใช้งานโดยสามารถกําหนดขอบเขตการใช้งานของแต่ละคนได้ เพียงใช้รหัสดังกล่าวในการ Log-in เข้าใช้งานเท่านั้น ฝ่ายต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น นักบัญชี แผนกขาย ผู้บริหาร ฯลฯ สามารถบันทึกและเข้าถึงฐานข้อมูลเดียวกันผ่านระบบอินเตอร์เน็ตได้จากทุกมุมของโลกผ่านหลากหลายอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ แทบเล็ต โทรศัพท์มือถือ หรือ แม้กระทั่งโทรศัพท์อัจฉริยะอย่าง Apple Watch เป็นต้น

 

2. ทําให้มีข้อมูลธุรกิจที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน (Real time) มาใช้ในการสัดสินใจ

จากความยืดหยุ่นในการทํางาน ที่จากหลากหลายฝ่าย หลายหน้าที่สามารถเชื่อมโยงเข้าสู่ฐานข้อมูลเดียวกัน ผู้บริหารและฝ่ายต่างๆจึงสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน (Real time) ที่ผ่านการประมวลผลในทันทีมาใช้ในการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องรอฝ่ายบัญชีกลับไปรื้อค้นเอกสาร หรือทํารายงานขึ้นมาใหม่ให้อีกต่อไป แถมยังได้ข้อมูลที่ถูกต้อง เชื่อถือได้มากขึ้นเพราะไม่ได้มาจากการบันทึกซ้ำซ้อน ที่ต้องโอนข้อมูลมาจากหลากหลายฐานข้อมูลเหมือนระบบเดิม โอกาสของความผิดพลาดจึงมีน้อยลง

 

3. ข้อมูลบัญชีจากฝ่ายต่าง ๆ เชื่อมโยงไปถึงฝ่ายบัญชีได้ทันที

ทิศทางการพัฒนาของ Cloud based accounting Software จะใช้นวัตกรรมใหม่ในการเชื่อมข้อมูล (Sync) จาก ฝ่ายต่าง ๆ ในกิจการมาสู่ระบบบัญชีโดยอัติโนมัติจึงลดความขัดแย้งระหว่างฝ่ายบัญชีกับฝ่ายต่าง ๆ ในการทวงถามข้อมูลและประหยัดเวลาในการทํางานมากขึ้น

 

4. การเชื่อมโยงข้อมูลจากโปรแกรมอื่น ๆ มายังระบบบัญชีทําได้สะดวกและง่ายขึ้น

ผู้พัฒนา Cloud based accounting software มักจะเปิดกว้างให้โปรแกรมธุรกิจในระบบอื่น ๆ ที่ใช้ Cloud based เช่น Payroll, POS, Time sheet, Inventory ฯลฯ สามารถเชื่อมโยงข้อมูลผ่านเทคโนโลยี API (Application Programming Interface) มายังระบบบัญชีได้เลย โดยที่นักบัญชีไม่ต้องมาบันทึกซ้ําอีก

 

5. ประหยัดค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับ Cloud based accounting software จะเป็นการจ่ายค่าบริการรายเดือน ซึ่งแบ่งเป็นหลายระดับตามความจําเป็นในการใช้งาน จึงไม่ต้องเสียเงินก้อนโตในการลงทุนซื้อซอฟท์แวร์ ซื้อเซอร์ฟเวอร์ในการจัดเก็บและจ้างบุคคลากรไอทีมาดูแลระบบอีกต่อไปเพราะทุกอย่างรวมไปถึงค่า Upgrade ซอฟท์แวร์ได้รวมอยู่ในค่าบริการรายเดือนที่เลือกใช้แล้ว โดยไม่ต้องจ่ายเงินเพิ่มแต่อย่างใด จึงช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้มาก

 

ดังนั้นสิ่งที่นักบัญชียุค 4.0 ควรตระหนักคือ Think data flow,Not data entry คือ ข้อมูลจะต้องถูกบันทึกครั้งเดียวจากแหล่งเดียวและใช้เทคโนโลยีใหม่ในการเชื่อมโยงไปใช้ในระบบต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยไม่ต้องมีการบันทึกซ้ำอีกและสิ่งเหล่านี้ต้องเริ่มต้นจากการก้าวเข้าสู่ Cloud based  accounting software โดยลองหาใน Google ดูว่าตัวไหนน่าสนใจ ปกติเขาจะมีระยะเวลาให้เราทดลองใช้ 1 เดือน จึงอยากให้ไปทดลองใช้กันดู มีทั้งซอฟท์แวร์ที่พัฒนาในไทยและต่างประเทศให้เลือกค่ะ สําหรับฉบับต่อไปจะมาให้รายละเอียดเกี่ยวกับ Mobile Accounting ค่ะ อย่าลืม

ติดตามกันนะคะ

 

โดย นางสาวศิริรัฐ โซติเวชการ กรรมการวิชาชีพบัญชีด้านการวางระบบบัญชี

 

Newsletter • Issue 66 Page 16-17