วารสาร K SME Inspired ฉบับ ตุลาคม  2561

6 ข้อดี เมื่อเป็น ระบบบัญชีออนไลน์

ศิริรัฐ โชติเวชการ

​

ความน่าสนใจ

• ข้อจำกัดของการทำบัญชีระบบเดิมที่มีมากมาย เช่น การรวบรวมข้อมูลตัวเลขที่กระจายอยู่กับฝ่ายต่างๆ ซึ่งยากต่อการอัปเดต

• ยิ่งนานวันเอกสารที่สะสมเพิ่มจำนวนทำให้การปิดงบล่าช้า ส่งผลหลายๆ เรื่อง หนัก-เบา ต่างกันไป เช่น ถูกสรรพากรตรวจสอบต้องจ่ายภาษีย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับมหาโหด หรือลูกน้องคนขยันโกงเงิน กลายเป็นปัญหาที่วนเวียนแบบนี้ปีแล้วปีเล่า

• ขอเพียงนับหนึ่ง เริ่มต้นปฏิวัติการทำบัญชีชุดเดียวบนโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป

 

การทำบัญชีแบบเดิมๆ ในวงการธุรกิจนั้น ความน่าสนใจเหมือนเนื้อร้ายที่ฝังตัวอยู่ในธุรกิจ รอวันที่จะโผล่ออกมาให้เห็นแบบ Surprise Shock ขึ้นอยู่กับว่า จะเป็นมะเร็งระยะไหน รักษาได้หรือไม่ ใช้ยาแรง ขนาดไหน ทั้งนี้ธุรกิจเอสเอ็มอีส่วนใหญ่จะมีการทำบัญชีในโมเดลคล้ายๆ กันคือ มีบัญชีภายใน กับบัญชีสรรพากร

บัญชีภายใน คือ การออกบิลขาย บันทึก บัญชีซื้อ ทำบัญชีเงินรับ-จ่าย ตัดลูกหนี้ เจ้าหนี้ ทุกๆ วัน เจ้าของกิจการก็จะสนใจแต่ตัวเลข เงินเข้า-ออก นานๆ ทีก็จะให้ฝ่ายบัญชีเก็บตัวเลข บัญชีกำไร-ขาดทุนด้วย Excel ออกมาดูซึ่งก็จะได้ ตัวเลขคร่าวๆ เพราะตัวเลขกระจายอยู่กับฝ่ายต่างๆ และไม่ Up to Date เพราะทุกฝ่ายก็จะอ้างว่า งานเยอะ คนไม่พอ ไม่มีเวลาบันทึกเอกสาร ที่กองอยู่บนโต๊ะ เมื่องานเยอะ-คนน้อย ปัญหาอีกอย่างที่ตามมาคือ พนักงานบัญชีทั้งระดับหัวหน้า และลูกน้องผลัดกันเข้า-ออกเพราะทนต่อความกดดันในการทำงานไม่ไหว เจ้านายก็เลยไม่ค่อยกล้าตามงานเพราะกลัวลูกน้องลาออก

ส่วนบัญชีชุดสรรพากรก็จะใช้บริการจากสำนักงานบัญชี ซึ่งในแต่ละเดือนก็จะทำหน้าที่หลักคือ ยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย ภาษีมูลค่าเพิ่มและประกันสังคมให้ งานรายปีคือยื่นภาษีกลางปีและปิดงบประจำปีเพื่อเอาตัวเลขไปยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล ซึ่งแน่นอนการสะสมเอกสารไว้จนปลายปีแล้วค่อยมาปิดบัญชี งบการเงินจึงได้ล่าช้าแบบเส้นยาแดงผ่าแปด อาจจะได้ใน 2-3 วันสุดท้ายก่อนเส้นตายของการยื่นงบ ทำให้ไม่มีเวลาตรวจสอบหรือถึงแม้ตรวจสอบไปก็แก้ไขอะไรไม่ทันแล้ว ปัญหาก็วนเวียนอยู่แบบนี้ปีแล้วปีเล่า เนื้อร้ายก็อาจจะกำเริบออกมาให้เห็น หนัก-เบา แตกต่างกันไป เช่น อาการหนักคือ ถูกสรรพากรตรวจสอบแล้วให้จ่ายภาษีย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับมหาโหด หรือไปเจอว่าลูกน้องคนขยันโกงเงินเป็นเวลาหลายปีแล้วหรือมีลูกหนี้คงค้างจำนวนมากแต่ไม่รู้ตัวเพราะบัญชีไม่ Up to Date เลยตามสถานการณ์ไม่ทัน

 

ปัญหาเหล่านี้จะหมดไปถ้าเรามาตั้งหลักใหม่ให้ถูกวิธี ด้วยการทำบัญชีชุดเดียว บนโปรแกรมบัญชีออนไลน์

​

1.เริ่มต้นด้วยการใช้ระบบบัญชีบน Cloud ที่สามารถบันทึกหรือเลือกดูข้อมูลได้จากหลากหลายอุปกรณ์ (PC, Mobile, Laptop, Tablet) และจากมุมไหนของโลกก็ได้ผ่านระบบอินเทอร์เน็ต

2.งานจากทุกฝ่าย (ฝ่ายขาย จัดซื้อ Store ฯลฯ) สามารถบันทึกบนโปรแกรมเดียวกันหรือโปรแกรมอื่นที่สามารถโอนข้อมูล มายังโปรแกรมบัญชีได้เลยโดยไม่ต้องมาบันทึกซ้ำ ทำให้ได้ข้อมูล ที่เป็นปัจจุบัน ลดงานซ้ำซ้อน

3.ฝ่ายบัญชีก็มีงานเบาบางลงเพราะไม่ต้องบันทึกงานซ้ำซ้อน เพียงแต่ตรวจสอบและใส่รหัสบัญชี และปรับระบบให้นักบัญชีฝีมือดีที่เป็นคนรุ่นใหม่จะเลือกทำงานจากที่บ้านหรือที่ไหนก็ได้ ไม่ต้องเข้างาน 8 โมงเช้าและต้องทนนั่งแช่ถึง 5 โมงเย็น ขอให้งานเสร็จตามกำหนดเท่านั้น เพื่อจูงใจให้เขาทำงานกับเรานานๆ

4.ผู้บริหารก็สามารถเรียกดูตัวเลข รายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ ค้างชำระ หรือแม้กระทั่งงบกำไรขาดทุนได้เองจากที่ไหน เมื่อไหร่ ก็ได้ และมีตัวเลขที่เป็นปัจจุบันทันต่อการตัดสินใจ

5.ส่วนสำนักงานบัญชีก็สามารถออนไลน์เข้ามาตรวจเอกสาร เพื่อนำไปยื่นภาษีอย่างครบถ้วนถูกต้องและสามารถปิดตรวจสอบและบัญชีให้ได้ทุกเดือนโดยไม่ต้องเสียเวลาบันทึกซ้ำจึงทำให้ ปิดงบได้รวดเร็วตอนสิ้นปี มีเวลาให้ผู้บริหารตรวจสอบก่อนยื่นเสียภาษี

6.กรมสรรพากรก็สบายใจได้เป้าของผู้เสียภาษีที่ทำบัญชี ชุดเดียวตามนโยบาย

​

จะเห็นได้ว่าความก้าวหน้าของเทคโนโลยียุคดิจิทัลแท้ที่จริงแล้วสามารถเอื้อประโยชน์และช่วยแก้ปัญหาการจัดการด้านบัญชีที่เรื้อรังมาเป็นเวลานานได้อย่างสิ้นเชิงเพียงแต่รอให้เรานับหนึ่งในก้าวแรกของการเริ่มต้นปฏิวัติการทำบัญชีของเราเท่านั้น

 

​

K SME Inspired #54 Page 30 -32